Mit dem heutigen Thema „Unterstützungsprozess Infrastruktur„ nähern wir uns langsam dem Ende der Artikelserie betreffend die Darstellung der Prozesslandschaft in einer Anwaltskanzlei.
Wie sie der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich auch hier wiederum eine Aufteilung der einzelnen Bereiche vorgenommen.
Wir sehen insbesondere:
- Einkauf Verbrauchsgüter
- Bedarfsfeststellung
- Anforderung
- Ausschreibung
- Eingangskontrolle
- Rechnungsfreigabe
- Facility Management
- Raumplanung
- Reinigungsdienste
- Papierentsorgung
- Personaleinsatz
- Personalplanung operativ
- Zuteilungsarbeitsmittel
- Kommunikation
- Interne Kommunikation
- externe Kommunikation
Einkauf Verbrauchsgüter
Gerade in diesem Bereich befindet sich ein hohes Einsparpotenzial. Dieses sowohl vom Verbrauch her gesehen, wie auch von den eingesetzten Ressourcen.
Ich habe diesen Gesamtprozess bereits in meinem E-Book beschrieben.
Insoweit möchte ich nicht näher auf diesen Bereich eingehen.
Facility Management
Dieses ist nicht zu verwechseln, mit einem Hausmeisterdienst. Es bedarf schon einiger Erfahrung, eine Raumplanung ordnungsgemäß durchzuführen.
Es geht nicht nur darum festzustellen, welche Flächen insgesamt benötigt werden, sondern auch, wie diese effizient eingesetzt werden können. Nehmen wir einmal eine große Kanzlei, in der an verschiedensten Projekten gearbeitet wird. Sinnvoll wäre es, wenn die Raumplanung dieses berücksichtigen könnte, in dem es Räumlichkeiten zur Verfügung stellt die das jeweiligeProjektteam in die Lage versetzt, auch räumlich eng zusammenzuarbeiten.
Gleiches gilt für die Planung der Reinigungsdienste.
Es ist nicht damit getan festzustellen, welche Räume wie zu reinigen sind, sondern auch wann eine Reinigung sinnvoll ist. Vielfach ist festzustellen, dass ohne Rücksicht darauf, ob Räume genutzt werden, dennoch die Reinigung durchgeführt wird. Hier werden Ressourcen verschwendet.
Das gilt auch für die Papierentsorgung. Im Hinblick auf § 203 StGB ist natürlich große Sorgfalt bei der Papierentsorgung anzuwenden. Aber auch vernünftige Planung sollte nicht vergessen werden. So macht es keinen Sinn Papiere, die als „nicht sensibel“ zu betrachten sind, über die Schredder-Tonnen entsorgen zu lassen oder sogar noch durch eigenes Personal schreddern zu lassen.
Personaleinsatz
Während wir auch in den Managementprozessen Personaleinsatz-und Personalbedarfsplanung feststellen konnten, geht es bei der Personalplanung „operativ“ darum, der jeweiligen Aufgabe entsprechendes nicht juristisches Personal in ausreichender Menge zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.
Dieser Ansatz sollte auch bei Zuteilung von Arbeitsmitteln im Vordergrund stehen. Auch hier ist darauf zu achten, welche Aufgabe bewältigt werden muss und welches Arbeitsmittel zur Bewältigung notwendig ist. So benötigt ein Mitarbeiter, der jederzeit während der Bürozeiten erreichbar sein muss, sich aber grundsätzlich innerhalb des Büros aufhält, kein Handy sondern es reicht ein schnurloses Telefon aus. Dieses ist sicher ein banales Beispiel, soll aber auch nur der Sensibilisierung für diese Frage dienen.
Kommunikation
Auch die Infrastruktur für die interne oder externe Kommunikation muss bereitgestellt werden. Hierbei ist nicht nur an elektronische Möglichkeiten zu denken. Die Einrichtung und Unterhaltung eines internen Infopoints, der die Möglichkeit bietet, dass sich Mitarbeiter treffen und austauschen können, ist z. B. eine von vielen internen Kommunikationsmöglichkeiten. Während dieses große IT Firmen bereits seit Jahren zur Verfügung stellen, ist dieses auch in Großkanzleien kaum anzutreffen. Hieran ändern auch die diversen Kaffeeküchen nichts, die überwiegend nicht zu einer wirklichen Kommunikation einladen.
Externe Kommunikation fällt überwiegend in den Bereich Marketing. In dem Unterstützungsprozesse Infrastruktur geht es um die Unterstützung von Marketing durch Zurverfügungstellung entsprechender Kommunikationsmittel.
Im nächsten und letzten Artikel zu dieser Serie werde ich auf den Unterstützungsprozesse Bibliothek eingehen.