Oft genug kommt es vor, dass mit mehreren Personen gleichzeitig ein Termin vereinbart werden muss.
Probleme bereitet dieses vor allem dann, wenn dieses auch mit Personen geschehen soll, die nicht in Ihrem Unternehmen tätig sind, so dass Sie auf keinen Terminplanungsassistenten zurückgreifen können.
Notwendig sind dann Telefonanrufe, oder eine Vielzahl von E-Mails, soweit nicht Fremdprogramme genutzt werden sollen.
Microsoft hat nun Outlook um ein Add-on erweitert. Dieses nennt sich FindTime.
Das Tool steht Ihnen kostenlos zur Verfügung, soweit sie über ein Office365-Konto verfügen. Sobald sie es heruntergeladen und installiert haben, enthält die Desktop Version ihres Outlook sowie auch die Onlineversion ihres Outlook ein neues Icon, ähnlich dem oben gezeigten.
Sobald sie dieses Icon angeklickt haben, erhalten Sie auf der rechten Seite des Bildschirms die FindTime-Leiste. Diese ist bisher noch leer und fordert Sie auf, Teilnehmer für die vorgesehene Besprechung in das Adressfeld einzugeben.
Geben Sie nun, wie üblich, die zur Besprechung benötigten Personen im Adressfeld ein. Sobald Sie die erste Person eingegeben haben, verändert sich die FindTime-Leiste.
Sie können dort nunmehr Datum und Uhrzeit auswählen. Dabei können Sie natürlich auch mehrere Terminzeiten auswählen. Diese werden entsprechend farblich gekennzeichnet.
Nach Betätigung des Button “Next” müssen Sie dann nur noch den Button „Insert to Email betätigen“
Wie Sie sehen, wurde der Inhalt in die Termineinladung, die zu diesem Zeitpunkt lediglich ein Vorschlag ist, eingefügt. Diese müssen Sie jetzt nur noch absenden.
Der Empfänger erhält daraufhin die vorher von ihnen versendete Einladung.
Ich habe diese einmal auf einen weiteren meiner Accounts gesendet. Diese sieht dann so aus:
Sobald der Empfänger den Button „Select options” betätigt, wird er in das Internet umgeleitet.
Nach Auswahl seiner Identität erhält er den Zugriff auf die Abstimmungsmöglichkeit. Er kann nunmehr auswählen, welcher Termin ihm genehm ist.
Ich wähle einmal 16:00 Uhr aus und betätige den Button „einreichen“. Wundern Sie sich nicht über eine evtl. abweichende Darstellung. Ich arbeite mit einer deutschen Übersetzung.
Als Organisator der Einladung erhalten Sie eine E-Mail, die die Einladungsversendung bestätigt. Sie haben dort die Möglichkeit sich unter „Review Voting”anzeigen zu lassen, für welchen Termin die Mehrheit votiert.
Sie können nun durch Betätigung des Button “Schedule” direkt die Einladung versenden und das Voting beenden.
Der Termin ist dann automatisch zu dem von ihnen bestätigten Zeitpunkt in Ihrem Kalender eingetragen.
Der Organisator erhält per E-Mail eine Bestätigung, dass der Termin gefixt ist und die Einladungen versendet wurden.
Die eingeladenen Personen erhalten diese Mitteilung ebenfalls.
Ich habe dieses unter anderem mit einem Google Account als Eingeladener getestet. Dort wird der Termin dann direkt im Kalender eingetragen, eine wie ich finde, interessante Möglichkeit.
Soweit mein erster Eindruck von diesem neuen Tool.
Bemerken möchte ich noch, dass dieses noch nicht endgültig fertiggestellt ist, also mit weiteren guten Features zu rechnen ist.