Datenschutz in der Anwaltskanzlei (Teil 7)

Wie in Teil 6 angekündigt, möchte ich heute auf die Personaldaten im Rahmen des Datenschutzes eingehen.

Die Vorschrift hierüber finden Sie in § 32 BDSG:

“§ 32 Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

(1) Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass der Betroffene im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten an dem Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

(2) Absatz 1 ist auch anzuwenden, wenn personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, ohne dass sie automatisiert verarbeitet oder in oder aus einer nicht automatisierten Datei verarbeitet, genutzt oder für die Verarbeitung oder Nutzung in einer solchen Datei erhoben werden.

(3) Die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten bleiben unberührt.”

Nach Absatz 1 dürfen Sie also Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erheben, verarbeiten oder nutzen, wenn dies für die nachfolgenden Fälle notwendig ist:

Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

Die Regelung beginnt bereits in der Phase der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses, d. h. es muss noch keine vertragliche Beziehung bestehen. Nach der Definition des BDSG (§ 3 Abs. 11 Nr. 7) sind Beschäftigte

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte,
Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung (Rehabilitandinnen und Rehabilitanden),
in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen Beschäftigte,
nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz Beschäftigte,
Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten,
Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist,
Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter des Bundes, Soldatinnen und Soldaten sowie Zivildienstleistende.

Durch § 32 Abs. 1 BDSG ist auch die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses in den Kreis einbezogen worden.

Das Fragerecht des Arbeitgebers zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bezieht sich ausschließlich auf Fragen, an deren Beantwortung der Arbeitgeber ein auf das beabsichtigte Beschäftigungsverhältnis berechtigtes Interesse hat. Diese Fragen können je nach Beschäftigungsverhältnis mehr oder weniger umfangreich sein.

So ist z. B. die Frage nach Vorstrafen oder auch laufenden Ermittlungsverfahren bei der Anstellung in einem Anwaltsbüro als berechtigt anzusehen. Die Fragen nach einer Erkrankung, speziell HIV z. B. nicht, da nicht zu erwarten ist, dass der Bewerber in Blutkontakt mit Mitarbeitern der Kanzlei kommt. Die Fragestellung nach allgemeinen Vorerkrankungen ist unzulässig. Nach Alkohol- oder Drogenabhängigkeit kann jedoch gefragt werden, da diese für das Beschäftigungsverhältnis in einer Anwaltskanzlei schon relevant sein können.
Fragen nach Qualifikation sind selbstverständlich zulässig. Ebenso können Fragen nach Vermögensverhältnissen, also Insolvenz, Pfändungen etc. bei besonderen Vertrauensstellungen zulässig sein.

Hüten sollten Sie sich auf jeden Fall, Fragen nach Religion oder Weltanschauung, nach sexuellen Orientierungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder solchen, die als Geschlechterdiskriminierung verstanden werden könnten, zu stellen.

Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Selbstverständlich gilt auch hier, dass nur die Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Vor- und Zuname,
Anschrift,
Familienstand,
Geburtsdatum,
Geschlecht,
Berufliche Qualifikation,
Religionszugehörigkeit (steuerliche Zwecke)
Schwerbehinderung, soweit eine solche besteht und dieses für das Beschäftigungsverhältnis relevant ist
Steuerklasse,
Fortbildungen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

Je nach Tätigkeit können weitere Daten hinzutreten. Die Auflistung soll nur ein Beispiel sein und ist natürlich nicht vollständig.

Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Sie werden sich bestimmt fragen, welche Daten sollten bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zusätzlich gespeichert werden. Nun, wie es es mit der Speicherung von Daten im Rahmen einer betriebsbedingten Kündigung und der Grundlage für die Sozialauswahl? Kommt auch in Anwaltskanzleien ab und an vor.

Zur Aufdeckung von Straftaten

Auch diese Fälle sind schon in Anwaltskanzleien vorgekommen. Anfallende Daten können hier z. B. Videoaufnahmen, Ergebnisse aus der Überwachung von Telekommunikation etc. sein. Ein minenreiches Feld, was nicht in einem kurzen Beitrag abgehandelt werden kann. Hier sollten Sie sich auf jeden Fall durch einen externen Datenschutzbeauftragten beraten lassen.

Löschung der Daten

Wann die Daten zu löschen sind, ergibt sich aus § 35 Abs. Abs. 2 Nr. 3 BDSG:

“ Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn….
sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist…….”

Soweit der Berechtigte nicht in die weitere Speicherung der Daten eingewilligt hat, sind diese zu löschen. Dieses gilt sowohl für die bei Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erhobenen Daten, wie auch nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Selbstverständlich sind die Sondervorschriften nach dem Arbeitszeitgesetz, HGB, AO, EStG etc. nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses zu berücksichtigen.

So, dass sind erst einmal die wichtigsten Grundlagen bezüglich des Datenschutzes im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses.

Im nächsten und letzten Beitrag werde ich auf die Frage der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (§ 9 BDSG) eingehen, auch ein leider sehr vernachlässigtes Feld im Rahmen des Datenschutzes in einer Anwaltskanzlei.

Wird fortgesetzt

Harold Treysse

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